بررسی جامع مراحل مذاکره و چگونگی پیشبرد آن
همان‌طور که در مطلب قبلی به چیستی مذاکره پرداخته شد، بر اهمیت مذاکره و اجرای صحیح و مناسب آن نیز تأکید شد. برای اینکه فرد بتواند یک مذاکره کننده خوب باشد باید تسلط خوبی بر فرآیند مذاکره داشته باشد و به عبارتی تمامی مراحل آن را بشناسد. در این مقاله از سندباد قصد داریم که بر مراحل مذاکره در تجارت و چگونگی اجرای آن‌ها مروری داشته باشیم.
مراحل مذاکره
هم مذاکرات محلی و هم بین‌المللی شش مرحله تحت عنوان‌های آمادگی، ایجاد ارتباط، تبادل اطلاعات پیشنهاد اولیه، ترغیب، پذیرش اعطای امتیاز و توافق دارد. در زمان تماس با تأمین‌کنندگان، با چندین شرکت مذاکره کنید و پس از اینکه یک پیشنهاد اولیه از نخستین تماستان دریافت کردید، دست از مذاکره نکشید. معمولاً بیش از یک شرکت خواهید یافت که می‌تواند محصول شما را بسازد و برخی از سازندگان، رویکردهای رقابتی‌تری در مذاکره با شما خواهند داشت.
مرحله اول؛ تحقیق
حقیقت یابی مرحله بسیار مهمی برای تعیین چیزی است که باید درباره آن مذاکره کرد. اطلاعات از حقایق ساخته می‌شود و طوری به افراد ارائه می‌شود که برای تصمیم گیری به آن‌ها کمک کند، داشتن اطلاعات قدرتی است که در مراحل نخستین مذاکرات بسیار اهمیت دارد. هر چقدر آماده‌تر باشید، مطمئن‌تر خواهید بود و به احتمال زیاد مذاکرات با موفقیت بیشتری به پایان خواهد رسید. در ادامه، درباره موضوعاتی صحبت می‌کنیم که پیش از شروع مذاکرات باید در مورد آن تحقیق کنید.
بررسی فرهنگ و آداب تجاری
وقتی با افرادی از دیگر کشورها مذاکره می‌کنید، احتمالاً متوجه تفاوت‌های بسیار در فرهنگ و آداب تجاری آن‌ها خواهید شد؛ برای مثال، هنگامی که برای اولین بار تجارت با مشتریانی از سایر کشورها را آغاز کردم، معمولاً از این رویکرد استفاده می‌کردم که «قیمت این است» اما مردم فرهنگ‌های دیگر به چانه زنی عادت داشتند. زمانی که مدام موقعیت‌های تجاری خود را از دست می‌دادم، متوجه شدم که باید کمی انعطاف‌پذیرتر باشم؛ حتی اگر به این معنا باشد که با قیمت بالاتری شروع کنم تا بتوانم بعداً حرفم را تغییر دهم (تخفیف در قیمت).
تحقیق در مورد طرف مقابل
کسب اطلاعات بیشتر در مورد شرکت مقابل بسیار مهم است. حتماً سؤالات زیر را در نظر داشته باشید.
- آیا این سازمان معتبر است؟
- آیا با این افراد می‌توان به راحتی تجارت کرد؟
- به افرادی که با آن‌ها مذاکره خواهید کرد، چه میزان قدرت دارند؟
- داشتن توافق مکتوب چقدر اهمیت خواهد داشت؟
شناخت خود
هنگامی که برای مذاکرات آماده می‌شوید، باید بدانید دقیقاً چه می‌خواهید و چه چیزی اهمیت دارد، اهداف و اولویت‌هایتان را بنویسید. فهرست خواسته‌هایی که دارید ممکن است شامل موضوعاتی فراتر از قیمت باشد. برای مثال، شاید بخواهید درباره جنبه‌هایی مانند حق انحصاری، زمان تحویل، کیفیت کالا، شرایط پرداخت و مذاکره کنید. فهرست پذیرش (اعطای امتیاز) تهیه کنید که می‌تواند شامل موضوعاتی که می‌خواهید از آن‌ها دست بردارید باشد. به خصوص هنگامی که طرف مقابل فرهنگ چانه زنی داشته باشد.
در خصوص پیشنهادی که باید بدهید، بررسی کنید. چرا ممکن است طرف مقابل به تجارت با یک شرکت قطری علاقه‌مند باشد؟ توانایی شما در چیست و چگونه می‌تواند به نفع شریک شما باشد؟ همچنین درباره تمایلات فرهنگی خود فکر کنید تا بتوانید آگاهی و حساسیت فرهنگی خود را گسترش دهید. مذاکرات بین‌المللی و آگاهی از تفاوت‌های فرهنگی کلید موفقیت است.
بیشتر بدانید: مذاکره در تجارت در کشورهای آسیایی و حاشیه اقیانوس آرام
مرحله دوم؛ ایجاد ارتباط
ایجاد ارتباط پایدار و مطمئن با طرف مقابل، برای موفقیت تجارت شما بسیار حیاتی است. این کار به زمان و تلاش نیاز دارد. دو طرف مذاکره باید فرصت داشته باشند تا یکدیگر را بشناسند. ممکن است مدت و اهمیت ایجاد ارتباط در فرهنگ‌های مختلف متفاوت باشد. ایجاد همکاری تجاری سازنده، اغلب، به تعهد و آینده نگری دراز مدت نیاز دارد.
بگذارید تحقیقات فرهنگی که انجام می‌دهید شما را در تعامل با طرف مقابل راهنمایی کند؛ ولی مراقب باشید، کلیشه‌ای رفتار نکنید، شرکای تجاری شما افرادی هستند که ممکن است مطابق با تمام چیزهایی که شنیده یا خوانده‌اید، رفتار نکنند. همیشه سعی کنید با تأمین کننده‌ها با مشتریان خود ارتباط خوبی داشته باشید تا بر فرصت‌ها برای مذاکرات آتی، تأثیر منفی نگذارید.
مرحله سوم؛ تبادل اطلاعات و ارائه اولین پیشنهاد
این مرحله شامل تبادل اطلاعات کاری است. هر یک از دو طرف خودشان را معرفی و مواضعشان را اعلام می‌کنند. در ادامه جلسه پرسش و پاسخ برگزار می‌شود و طرفین درباره گزینه‌های جایگزین صحبت می‌کنند. خود را برای مواجه شدن با مقاومت، چانه زنی، تصمیم گیری و توافق آماده کنید. هنگامی که اولین پیشنهادتان را ارائه می‌کنید، همواره دامنه توافق را مد نظر قرار دهید، محدوده‌ای که در آن توافق دست یافتنی باشد. این محدوده به فاصله بین توافق ایده آل شما تا پیشنهاد نهایی شما اشاره دارد محل این تبادل اطلاعات به موقعیت (شرایط) بستگی دارد؛ اگرچه اغلب تبادلات نخستین از طریق مکاتبات، معمولاً پست الکترونیکی، صورت می‌پذیرد. هم‌زمان با ایجاد رابطه، می‌توانید بازدید یا ملاقات با افراد را برای مذاکرات رودررو آغاز کنید. هنگام واردات، اگر تأمین کننده‌ای قیمتی به شما پیشنهاد داد که به نظر بسیار پایین می‌آمد، از پرسیدن علتش نترسید. باید مطمئن شوید کالا بی‌کیفیت یا معیوب نباشد.
مرحله چهارم؛ متقاعد کردن
متقاعد کردن قلب فرایند مذاکره است. در اغلب موارد، مذاکرات بیش از یک جلسه طول خواهد کشید و می‌توانید از ترفندهای مختلفی در آن استفاده کنید. آیا پیشنهاد اول را ما بدهیم یا خیر، چه مبلغی پیشنهاد بدهیم، چه زمانی پذیرش را اعلام کنیم و مواردی من جمله. فرایند چانه زنی و پذیرش در محیط‌های بین‌المللی اغلب، به سبب تفاوت در ارتباطات کلامی و غیر کلامی دچار اختلال می‌شود. گرچه این موارد بر همه مراحل فرایند مذاکره تأثیر می‌گذارد، در مرحله متقاعدسازی نقش قدرتمندی ایفا می‌کند.
مرحله پنجم و ششم: پذیرش و توافق
طی مراحل پذیرش و توافق، درباره جزئیات توافق فکر کنید و از درک آن اطمینان یابید، هر یک از دو طرف ممکن است از برخی خواسته‌هایشان صرف نظر کنند. در صورت نیاز، مذاکره کنندگان، توافق را به تأیید نمایندگان ارشد و وکلا می‌رسانند. در نهایت، طرفین توافق را امضا می‌کنند.
کلید موفقیت در رسیدن به توافق این است که مطمئن شوید نیازهای طرف مقابل شما برآورده شده است، به علاوه شما از پیشنهاد نهایی خود (کمترین قیمت) پایین‌تر نرفته‌اید و نتیجه همانی است که می‌خواهید رسیدن به توافق همیشه هم به نفع شما نیست. اگر برای رسیدن به توافق باید از حداقل قیمت قابل قبول شما نیز پایین‌تر بروید، ممکن است بهتر باشد اصلاً توافق نکنید. شاید شنیده‌اید که می‌گویند، بعضی اوقات بهترین توافق، توافق نکردن است.
چگونه برای مذاکره برنامه ریزی کنیم؟
برنامه ریزی، فرایند تعیین یک هدف و سپس شناسایی سلسله فعالیت‌هایی است که برای رسیدن به آن هدف، ضروری به نظر می‌رسد. برنامه ریزی مهم است چون روش‌ها و شاخص‌هایی را ارائه می‌کند که می‌توانید عملکرد را با آن‌ها مقایسه کنید دو طرف مذاکره از مرحله برنامه ریزی استفاده می‌کنند تا موضعشان را در مذاکرات مشخص کنند، به این امید که در پایان مذاکرات منافعی را به دست آورند. برنامه ریزی مذاکرات یک فرایند سادهٔ چهار مرحله‌ای است.
١شناسایی موضوعات
در هر مذاکره، هر کسی چیزی می‌خواهد. قیمت، شرایط حمل و سایر موضوعات که در مطلب قبلی به آن اشاره کردیم از جمله مهم‌ترین موضوعاتی هستند که در مذاکره مورد بحث قرار می‌گیرند.
تعیین اولویت‌ها
افراد درگیر در زمینه صادرات یا واردات همیشه به دنبال راه‌هایی برای به حداقل رساندن ریسک‌ها هستند، ریسک‌هایی از قبیل نوسان نرخ تبدیل ارز، دریافت وجه یا از بین رفتن پا صدمه دیدن کالاها در حین حمل. باید تصمیم بگیرید که چه چیزی برای شما اهمیت بیشتری دارد. برای فهمیدن آنچه طرف مقابل می‌خواهد، تحقیق کنید. ممکن است دقیقاً متوجه نشوید که طرف مقابل چه می‌خواهد؛ ولی می‌توانید آن را حدوداً ارزیابی کنید. مجموعه‌ای از آنچه ممکن است اولویت‌های طرف مقابل را تأمین کند و ش ما باید آن‌ها را پیشنهاد دهید، آماده کنید.
دامنه توافق قابل قبول را تعیین کنید
منظور از دامنه توافق قابل قبول در واقع محدوده‌ای که در آن توافق امکان پذیر است؛ وضعیت ایده آل خود را شرح دهید. این آغاز ماجراست. برای مثال، اگر درباره قیمت محصولی مذاکره می‌کنید که به وارداتش علاقه‌مندید، درباره قیمت منصفانه یا معقول آن تحقیق کنید همچنین باید درباره بالاترین قیمتی که خواهید پرداخت، تصمیم بگیرید، سعی نکنید طرف مقابل را مجبور کنید قیمتی غیر واقعی و بسیار کم پیشنهاد کند، در عوض قیمتی مناسب و منصفانه انتخاب کنید که برای شما سودآور باشد. اگر طرف مقابل مایل به پذیرش قیمت‌های شما نبود، آمادگی ترک مذاکرات را داشته باشید.
طراحی راهبردها و رویکردها
برای رسیدن به توافق درباره هر یک از مسائل مورد مذاکره، با تمرکز روی اولویت‌هایی که انتخاب کرده‌اید باید رویکردها و استراتژی‌هایی مشخص طراحی کنید.
سخن آخر
مذاکره و فرهنگ مذاکره در عرصه تجارت و کسب و کارها اهمیت بسیار ویژه‌ای دارد و از این استفاده بجا از آن بسیار مهم است. مذاکره طی مراحل مشخصی صورت می‌گردد که در این مقاله به این مراحل اشاره شد و هر یک از آن مورد تفسیر قرار گرفت. خوشحال خواهیم شد ایده‌ها، تجربیات و نظرات خود را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
دیدگاه ها
اولین نفری باشید که نظر خود را ثبت می کند…